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江湖卫士解读企业行政人员如何做好固定资产管理?

发表时间:2021-07-09 11:31

**固定资产申购

每个公司的大额设备生产器械,实验仪器,打印机,电脑等的采购申请计划,一般都有固定格式的申请单,然后主管、经理部长层层签字,提报到财务部。财务部汇总所有,做预算给到总经理审批,会在这个时候删除一些申报,然后批准一部分。

审批后的申请会进入采购部,采购部根据提交的信息,按公司审批的金额,按月来采购,再送到各个部门。

小额物件的费用作为低值耐耗品,一般都会走部门的经费,部门年初也会根据各岗位的申请,申报低值耐耗品的费用计划申请部门批准,部门批准后自行购买,买好了以后,拿着发票、部门经理签字的单子去到财务报账。


第二部分贴标签

目前对于固定资产的管理总体来说有两种类型的标签,一种就是传统的条码标签,一种就是基于物联技术的RFID标签,随着科技的进步,越来越多的公司会采用更智能高效的RFID标签进行管理。

每个大额的固定资产管理都有编号,编号由采购部和IT部门一起完成,录入到公司的企业资源管理系统中,标签贴在机身上,还有固定资产的纸质档案。系统和纸质档案中有如下信息:使用人、使用部门、购买费用、使用年限、每年折旧率等等


部分使用登记,维修和转移

每个部门有一个人专门负责管理这些贵重的固定资产,有些公司的仪器,动辄几十万一台,大型生产设备等都安装在厂房里面,有人定期去检查,流动的检测仪器等,有这个人自己做台账,登记哪些人借了,使用时间等。所以他每天都在收仪器,和发仪器出去,如果仪器有使用异常,他还要把仪器送检,跟踪维修。其实也是件很麻烦的事情。

电脑的话,也是有台账的,比如张三领用,型号,编码。一般就是人手一台电脑,只是领用的时候签个字,就归张三使用了


第四部分周定资产的管理,盘存

一般都要定期对系统内的资产清单出盘存报告。

如果有分公司,或者办事处,那个负责固定资产管理的人和财务的人员要全国跑,来盘存。就是把数据从系统中导出来,时间去核对,核对完成后,出一份盘存报告。提交部门领导审核后,给到财务部门。

有的公司是财务出去盘点。因为公司的财务人员不充足,都是部门内的人员和财务一起去各个办事处看。一般盘点固定资产的时候,还要盘点库存,对仓库的情况也给予评价。每年按季度盘,出季度报告,有些公司甚至按月盘


第五部分报废

每一件资产在采购后,除去低值耐耗品,都有一个使用年限的,例如一台笔记本电脑,设定报废时间是5年,也就是说年后,你丢失这台电脑,赔偿金额就几百元。每年都有一个折旧率可能到第10年,就算丢了,公司也不追查。

报废的情况,如果仪器坏掉了,要申请公司研发部门进行仪器检测,然后联络专门的公司来维修。工场内的设备是由工务部负责维修的。有时候坏了,还请设备的出口国家的人来修。我见过吊儿郎当的日本管道工,真的好民工啊


小结

一个大的公司,大的部门有专人来负责固定资产管理。工厂设备,也有工务部和制造部专人来管理,江湖卫士提供基于物联网核心技术资产管理系统


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